Irodai 5s

Szóval az irodai 5s. Nem rég költöztem be egy oktatóközpontból egy irodába. Felhívták a figyelmemet, hogy mielőtt elhelyezkednék, tisztítsam le az asztalt és a telefont ennek az 5s-nek a keretében. Az első gondolatom az volt, hogy ha lemegyek a gyártósorra, akkor ott világít, hogy bevezették-e, és ha igen tartják-e vagy mégis mi a helyzet. Itt meg nem vettem észre látható jeleit a dolognak. Mondhatni az irodahelyiség entrópiája magasnak tűnt...

Aztán mentünk intézni különböző jogosultságokat. Az asztalok szigetszerűen 4-es, 6-os csoportokba vannak rendezve. Mrs. Jogosultságintézőéknél látom, hogy mindenkinek van egy irodaszer tartó hengere. Mindenkinél van 1-1 olló. Ügyintézés közben az bizgatt a fantáziámat, vajh' mily gyakorisággal és milyen hosszan használják azokat a papírvágó alkalmatosságokat? Ha bevezették az 5s-t, akkor ez a  standard? Mindenkinek 1 olló? És miért nem elég 1 szigetnek 1? Vagy 1 csoportnak 1?

Tudom én, hogy nem nagy költség... De az elv, a gondolkodási mód! Ez az, amiért nem vesszük észre, hogy az udvaron napközben is ég a lámpa! Hogy egy visszaszámláló táblát 0:00:00 után hetekig, hónapokig működtetünk (látszólag legalábbis) fölöslegesen. Ez az, amiért 3000 alkalmazottra 15 lean-es jut és nem haladunk abba az irányba, hogy mind a 3000 egyre lean-esebben gondolkodjon. Időnként inkább azt a 15-öt is megkérdőjelezem. Provokáció? Pimaszság? Én örülök a legjobban, ha kiderül, hogy csekély értelmű medvebocs vagyok és mégis csak téves a feltételezésem. De amikor egy kérdésre a "persze, de..." kezdetű válasz érkezik, az már nem lehet az igazi.

És végül ami számomra a legfájdalmasabb. A sori munkásoknak nem túl lélekemelő a munkájuk. Ráadásul keveset is keresnek. Minden egyes nem túl lean megoldásban az ő kellemetlen életük konzerválását látom. Talán ezért nem fogadom el a félmegoldásokat és ezért nem tudok és nem is akarok teljesen beilleszkedni egy olyan közegbe, ahol meg igen. Mondanám, hogy sajnálom, de nem lenne igaz. Inkább szomorkás vagyok.

ui.: minden alkalommal amikor kell, elveszem a tollat vagy ceruzát, vagy post-it tömböt a csoportom raktárából. amikor pedig már nem kell (legkésőbb nap végén) visszateszem. és büszke öröm tölt el. jaj, de nyálas.

---

Hegedűs a háztetőn

Apunak színház jegyet adtunk Karácsonyra, méghozzá a címben olvasható darabra. Engem annyira nem vonzanak a zenés darabog, de állítólag őt ez érdekli. Gondoltam évente egyszer fel tudom áldozni magam a kedvéért... Sikerült, nagyon jól éreztem magam! Ugyanis olyanokra gondoltam előadás közben, hogy "vá, micsoda lean ez az egész!" meg "hívhatnánk az előadási rendszerüket Vígszínház Production System-nek is".

Kezdjük azzal, hogy számukra is a vevő az első, ez fix. Egy színházban dolgozó ismerősöm szerint olyan az ottani közeg, mintha egy nagy család lenne. Na, akkor a vállalati kultúra is jobb lehet, gondolom, mint ott, ahol csupán a fizetés miatt dolgoznak az emberek. Aztán akár úgy is nézhetjük, hogy a színháznak is megvan a maga "gyártósora", csak nem autók a termékek, hanem előadások születnek nap nap után. Mégpedig minden alkalommal azonos minőségben. Ezt pedig ott is a szabványok garantálják. Még ha nem is mondják ki, de ugyanazok a mondatok, szavak és ugyanazok a hangsúlyok. Ugyanazok a mozgások, meg minden. A kellékekkel valószínűleg JIS rendszerben szolgálják ki a színészeket, hisz a darab közben nem nagyon lehet idő keresgetni semmit. Talán emiatt valami 5S-szerű rendszerük is van. Vizuális irányításként a padlójelölések szintén tetten érhetőek. A díszletek és a szereplők jelmezeinek pillanatok alatt történő cseréjében pedig a SMED-et lehet fellelni.

Amúgy meg egy előítéletes ember vagyok, ugyanis maga az előadás is nagyon tetszett.

---

Tanulság

Tudod, hogy miért baj, ha nincs 5S a házban?

Mert akkor a biciklinek nincs kijelölt helye.
És ha nincs kijelölt helye a biciklinek, akkor ott hagyod az útban,
ha ott hagyod az útban, akkor meglököm,
ha meglököm, akkor neki megy a tükrös szekrénynek,
ha neki megy a tükrös szekrénynek, akkor betörik.

És ha betörik, az hét év balszerencse!

---

Elveszi

"Az 5S elveszi azt a lehetőséget, hogy kreatívan reagáljunk a napi sok és sokféle problémára" mondta egy termelésben dolgozó munkatárs. Aki jól ismeri az 5S lelkivilágát és látott már karón varjút, az szerintem a mondatból megérti, mi történhetett.

A történet jól példázza, hogyan lehet ezt a fránya 5S dolgot abszolút rosszul kommunikálni, előkészíteni és végrehajtani. Hogyan lehet teljesen félreérteni a legegyszerűbb(nek tűnő) eszközöket. Hogyan lehet elfelejteni, hogy a lean egyes eszközei, módszerei kapcsolatban állnak egymással és csak ebben a kapcsolatban fejtik ki hatásukat.

Az 5S például a fent leírt esetben legalább az "5 miért" eszközzel kerül kapcsolatba. Ha a munkatárs úgy érzi, hogy szükséges szerszámai, eszközei egy részét egyszerűen kidobták az 5S során, akkor az jut eszembe, hogy egyetlen egyszer sem tettek fel  miért-kérdést, például hogy "miért van itt ez a szerszám?" vagy "miért pont ennyi van itt? vagy "miért pont itt van?". Ha ezt megtették volna, akkor ezekkel a kérdésekkel rávilágíthattak volna arra a "sok és sokféle problémára", ami miatt például 4 csavarhúzó van a fiókban...

---

Apró lépésekben

A HR Portal folytatja a leanről szóló sorozatát, természetesen a HR szemüvegén keresztül. Két cikket ajánlok most az Önök figyelmébe.

Az első az 5S-ről szól, amit a cikk így határoz meg: "Bevezetési szempontból a HR első lépése a szervezet felé az 5S program elvégzése". Ezen már nem lepődtem meg. Alapjában véve nem ördögtől való a dolog, de érdemes pár dolgot végiggondolni. A "rend" és a "tisztaság" nagyon relatív fogalmak. Én már jó ideje igyekszem elkerülni azokat a helyzeteket, amikor egy vállalathoz, egy irodába belépve azt nézik a vendéglátók, hogy vajon nekem tetszik-e a "rend"?  Engem a "miértek" sokkal jobban érdekelnek. A cikkben is szerepel: "Szerintem hasznos, ha a miérteket is ismerik a munkatársak". Tegyük fel a kérdést, hogy MIÉRT alkalmazzuk az 5S módszert? Melyek azok a problémáink, amelyek majd megszűnnek, ha alkalmazzuk? Miért nem használjuk azokat az eszközöket, iratokat, amelyeket éppen el akarunk távolítani? Miért kell tárolási rendszer? Miért kell mindent láthatóvá tennünk? Miért kell tisztán és üresen tartani az asztalunkat? Ha mindezt megtesszük, mi változik? Mi lesz jobb az ügyfeleknek ÉS mi lesz jobb a munkatársaknak?

A második a kaizenről, mint módszerről szól. Eltekintve attól, hogy szerintem senki se kezdje el a TPS bevezetését, a cikk megfontolandó gondolatokat tartalmaz. A kaizen, mint egyszerű fejlesztés esetében is igaz, amit az 5S-ről is gondolok: nem lehet öncélú. A fejlesztéseknek mindig egy meghatározott irányba kell mutatniuk: valamilyen pozitív eredményt jelentsenek az ügyfelek és a munkatársak számára.

Mindkét témakörnél fontosabbnak tartom a stratégiát. Azért, mert ez határozza meg azokat a kereteket, amelyek segítenek eldönteni, hogy például milyen rendre és fejlesztésekre van szükségünk.

---

Konfliktusok

Seth Godin egyik bejegyzésében találtam rá egy nagyon érdekes gondolatra, amit  tréningjeink és személyes tanácsadási munkáink közben sokszor hangsúlyozzuk: az un. "belülről-kifelé" módszer. Azaz mindazt, amit másokkal szeretnénk elvégeztetni, célszerű először saját magunkon kipróbálni. Ekkor következhet be a Godin által leírt eset.

Vegyük példának az 5S nevű szépséget: ha valaki már próbálkozott ezzel komolyan az tudja, milyen nehéz saját magunkkal megvívni ezeket a kis csatákat. Lementek egy fájlt, de nem akárhova, hanem egy meghatározott helyre, pedig de sokat kell kattintgatni és mi mindent kell fejben tartani! Rendet kell tartani a környezetben, miközben minden folyamatosan összekuszálódik, de mégis, ha már egyszer elhatároztuk, akkor úgy kell lennie! Kiveszem az utolsó filctollat, dossziét, akármit és ott az a fránya szabály, hogy le kell adni egy kanban kártyát vagy szólni kell valakinek, hogy rendeljen, de ő nincs itt, fejben kell a dolgot tartani, de amúgy is miért pont én, a fene ebbe a világba, hogy minden nálam fogy ki... és így tovább.

Ezer kicsi konfliktus én és magam között. És még nem is rendeztünk workshopot! Amelyek ezek alapján akkor sikeresek igazán, ha sok olyan ember találkozik, aki sikeresen megvívta már magával ezeket a harcokat!

---

Shu, Ha, Ri

A Lean Thinker blogon találhtam ezt a nagyon fontos gondolatsort:

A tanulás és a fejlődés három szintje ezek szerint a következő

• Shu – amikor tanulunk A tanító elmondja, hogy mit kell tennünk, a kihívás abban van, hogy a feladatot rendesen végrehajtsuk
• Ha – már hozzáértőek vagyunk. A tanító kérdéseket tesz fel, a kihívás, hogy megértsük a kérdéseket és válaszoljunk.
• Ri – kiválóság. Amikor már képesek vagyunk fejleszteni és tanítani a tevékenységet.

A cikkben a standard munkáról olvasható a felsorolás. Standardizálás közben meg kell engednünk a munkatársaknak, hogy kiválóak legyenek az adott tevékenységet illetően. Ilyenkor ugyanis a munkatársnak lehetősége nyílik arra, hogy problémákat oldjon meg a fejlesztés érdekében, ami gyökeresen más, mintha azért oldaná meg azokat, hogy egyáltalán el tudja végezni a munkát!

A felsorolásnak komoly üzenete van a tanácsadók számára is. A vezetőknek először egyszerűen el kell mondani, hogy pontosan mit kell tenniük például 5S témakörben, majd keményen számon kell kérni az eredményeket. Utána kérdéseket kell feltenni, amelyek megválaszolásához a vezetőnek muszáj elmélyednie az 5S részleteiben. Ezután lesz képes arra, hogy az 5S kialakított módszerét továbbfejlessze és beosztottainak megtanítsa.

---

Osztály vigyázz!

Mindent el kell pakolni a padból, mondta kisebbik gyermekem osztályfőnöke, mert ha valakinek a padjában találok valamit, az osztályfőnökit kap. Magyarország, általános iskola második osztály. Aztán csodálkozunk, ha olyan 15-20 év múlva már zsigerből utálják a mostani kiskrapekok a majdani lean tanácsadót, ha az 5S-ről kezd el beszélni :D

Így kell kinéznie, bezony!

Persze most csúsztatok ezzel az 5S-el, de az már a napi valóság része lett, hogy fiam a padtársa füzetét hozza haza és fordítva... Amikor pedig meg akarom tudni, mi a dörgedelmes utasítás oka, akkor kiderül, hogy a gyerekek nagy része nem túl jó tanuló, és az ofő így akarja legalább azt elérni, hogy a leckéről értesüljenek a szülők.

Nem vagyok tanító így csak gyanítom, hogy esetleg lenne jobb megoldás is...

---

Töredékek, emlékek

Elvégeztem a telefonon egy kis 5S-t. Ezeket a történeteket találtam:

Ezt a Hotel Szépalma kertjében fotóztam, lemenő nap, tópart, fűzfa, nyugalom :D

Ez a két kép a győri kórházból származik, azt hiszem a régi és új közötti alapvető különbséget nem kell magyarázni :D Fiatalabb olvasóim esetleg csodálkoznak a bal oldali képen, pedig mi még ilyennek ismertük a liftet. A különbséggel jól példázható a vizuális irányítás is.

Ez egy bizonyíték, hogy vannak még csodák, és nem is túl drágán! Aki keres, az talál.

Végezetül ez az a kép, amihez ugye nem igazán kell kommentár :D Étcsoki volt, egészen finom. Eredeti, Oroszországból kaptuk. Nem viccelek.

---

Különbségek

Az tudjuk, hogy a japánokra jellemző ez:

http://www.flickr.com/photos/27164521@N00/2616211855/in/photostream/

De ez is:

http://www.flickr.com/photos/epler/529062709/in/photostream/

Tudjuk tehát, hogy tudnak nagyon szépet nagyon szépen építeni, de az elektromos hálózat esetében nem annyira jellemzőek ezen tulajdonságok :D

Ha bután lemásolnánk mindezt, akkor ugyan szép épületeink lennének, de például az utcákon mindenfelé kábelek lógnának. Még szerencse, hogy a másolás közben okosan járunk el, és ügyelünk az itthoni kultúra értékeire, figyelembe vesszük annak sajátosságait. Ha nem így tennénk, ellenérzéseket, ellenállást váltanánk ki az emberekből.

Még jó, hogy okosan másolunk :D

---