Lean és green

Akik régebb óta olvassák a Kaizen blogot, azok tudják, hogy "szponzorált" bejegyzéseket nem írok. Ha valami tetszik, azt épp úgy megírom, mint a rosszat. Ezért most egy olyan cégről írok, amelyik valóban megvalósított valami nagyon érdekeset: egy "zöld" épületet épített és egy -a vállalat számára- teljesen új munkaszervezési módszert alkalmaz! Előrebocsátom, hogy az épület technológiai leírását mellőzném, mert egyrészt nem is értek hozzá, másrészt elsősorban a HR kérdésekre koncentráltam a látogatás közben. Mert elmentem megnézni, mivel a csak azt hiszem el, amit a saját szememmel látok :D

A cég a szemléletet tulajdonosától hozta, onnan származik a példa is, amit kis módosításokkal Magyarországon is megvalósított. A koncepció fő elemei a következők:

1. Rugalmas munkavégzés

Nagyon jó volt olyasmiről hallani, hogy az a kisebb stressz a munkatársnak, ha nem kell a munkahelyét féltenie, ha beteg a gyermek, ha jön a gázos, villanyos vagy kéménytisztítós ember. Jó volt arról hallani, hogy ha délelőtt nem vagyok munkahelyhez láncolva, akkor dolgozhatok otthon, és csak annyit kell tennem, hogy erről informálom a vezetőmet. Ehhez természetesen szükséges a megfelelő technológia is (VPN, wifi, egyebek).

Jó volt látni, hogy működik az un. desk sharing, azaz nincs senkinek sem kijelölt helye (a vezetőknek sem), sőt, közel 10%-al kevesebb asztal van, mint munkatárs (ott, ahol ez kivitelezhető, azaz nem jár ügyfél-elégedetlenséggel). Nagyon tetszett, hogy az egyforma asztalokat gombnyomással stand up desk üzemmódban is lehet használni! Mivel nincs saját asztal, minden délután rendet kell rakni (clean desk policy), a személyes dolgokat egy szekrényben lehet elhelyezni.

A munkatársak az egyes szervezetek számára fenntartott nagy irodahelyiségekben oda ülnek, ahova akarnak, ahol munkájuk, hangulatuk alapján a legjobb. Vannak online foglalható kisebb-nagyobb tárgyalók, ide el lehet vonulni, ha az embernek magányra vagy személyes beszélgetésre van szüksége.

Láttam munkaidőben csocsózó, kávézóban beszélgető munkatársakat - egyébként is, az irodaház tulajdonképpen egy hatalmas közös térből nyíló irodahelyiségekből áll, amelyeket úgy terveztek, hogy egyszerűen jó ott lenni. Ez már a belépéskor is érezhető volt számomra. Olyan helynek éreztem, ahol végre megvalósult, hogy "ugyan dolgozni járunk ide, de jól is akarjuk érezni magunkat". A hatékonyságról, a bizalomról és a felelősségről szól minden. A munkatársak bizalmat és felelősséget kapnak, amivel úgy néz ki, tudnak a magyarok élni, ha megértik, mi miért van.

A cég egy régebbi irodaházából költözött ebbe az újba, és maga a költözés is érdekes, példamutató: egyszerűen eldöntötték, majd mindent megtettek, hogy minél többen elfogadják az új rendszert. Minél többen - de nem törekedtek 100%-os lefedettségre! Voltak tréningek, látogatások az építkezésre, ismerkedés a berendezéssel, személyes beszélgetések - akit ez nem győzött meg, az vagy magától alkalmazkodott, vagy felmondott. Keményen hangzik, de szerintem sincs más lehetőség! A költözés "projekt" közel 1 évig zajlott, ez szerintem bőven elegendő változáskezelés!

Az épület érdekessége, hogy két iroda között a lépcső az egyszerűbb közlekedési mód. Az viszont keresztül-kasul bejárja az épületet, így egy csomó emberrel találkozik a munkatárs, miközben A-ból B-be halad. A lift jól el van dugva! Minden közlekedő út széles és biztonságos, a cég akadálymentesítettnek tűnt a számomra.

2. Papírmentes iroda

Egy másik kedvencem. Szintén szelektíven alkalmazzák (ahol szabvány, jogszabály engedi). Való igaz, az egész épületben alig láttam dossziét és papírt... A hagyományos e-mail mellett egy céges chat-szoftvert alkalmaznak, ami hasonlóan működik a google csevegéshez ill. a skype-hoz. A hagyományos engedélyezési utakat elektronikus worlkflow támogatja, ez mozgatja a dokumentumokat is. A munkatársak sok esetben maguk indítják ezeket a workflow-kat, pl. szabadságukat is ezen keresztül igénylik (ESS). Az elektronikus dokumentumokat un. share point technológiával kezelik, amely meghatározott módon ugyan, de állítólag könnyebben kezelhető, mint a hagyományos könytárstruktúrák. Ezt élőben nem láttam, így igazolni nem tudom.

---------------

A lean lehetőségei, alkalmazása:

Az átlátható, megérthető működésnek minden feltétele adott: egy irodában ülő vezető és beosztottak, sok közös tér, üvegfelületek, rend. Ez utóbbi nagyon feltűnő volt, részben valószínűleg a desk sharing következménye (érdekes, hogy azt mondták: amíg mindenkinek volt saját asztala, az 5S nem volt sikeres...).

A költözés és az azt kísérő változáskezelés legfontosabb terhei a vezetőkön voltak-vannak. Nekik sincsenek látványos kiváltságok biztosítva, a vezér kivételével nincs saját asztaluk sem, oda ülnek, ahova nekik tetszik. A következő történet is érdekes, tanulságos: kezdetben voltak kávéautomaták, természetesen komoly fogyasztással. Ez feltűnt a vezetőknek, és mivel a por, amiből ezek készülnek egészségtelen, és amúgy is nagyon sok forró csoki fogyott, mentek az automaták a süllyesztőbe. Helyettük érkeztek nagyon jó minőségű kávégépek (ezek frissen darálják a kávét), ami egészségesebb), megszűnt a forró csoki, lett viszont minden nap friss gyümölcs! Természetesen ez utóbbi ingyen!

Ami hiányzott, az a vizuális irányítás. Az épület nagyon gyorsan megérthető, a tájékozódást nagy feliratok egyszerűsítik. Egyik közösségi térben sem láttam viszont a csoport és a vállalat teljesítményére utaló adatokat. Kérdésemre azt a választ kaptam, hogy a közösségi terekre terveznek ilyesmit, az irodákba nem.

A "hol és hogyan üljön a vezető" témakörben is volt némi értetlenkedés. A cég álláspontja szerint, a munka hatékonyságát az eredmények igazolják, a munkát magát nem kell ellenőrizni. Így a vezető akár a sarokban is ülhet, háttal a beosztottaknak. Erről nekem más a véleményem, amit némi értetlenség fogadott.

Van a vállalatnak folyamatokkal foglalkozó részlege, ez irányú kérdéseimre azonban nem nagyon kaptam választ, ami azért jelzés értékű. Akikkel találkoztam, azok sem a standardokról, sem az "ötletbörze" meglétéről, sem egy folyamatos fejlesztési programról nem tudtak használható információkkal szolgálni... Ez azért elgondolkoztató a többi tény fényében...

---------------

Jó hosszú bejegyzés lett, remélem nem gond :D Örültem, hogy láttam ilyen példát is, mert csak megerősítette bennem, hogy

1. van ilyen,

2. mi magyarok is tudjuk működtetni.

---