Rend a lelke mindennek

Sokan és sokszor elmélkedtek biztosan már azon a rejtélyen, miért nem sikerül igazán optimális folyamatokat hosszú távon működtetni. Létrehozni még csak-csak, el is működgetnek egy darabig, de a "tartós teszten" már nem mennek át. Lenne egy elméletem a dologról (nem, nem a brontoszauruszos, bár az is nagyon figyelemreméltó).

Szóval amikor egy folyamat kialakításán vagy optimalizálásán kezdünk el dolgozni, akkor szinte rögtön beleesünk a közepébe. Azonnal elkezdünk a folyamatról beszélni, a team minden tagja felpörög és jönnek az ötletek, hogyan lehet jobbítani a dolgon. Ehelyett én némi higgadságot ajánlanék. Ha lehet, tegyünk egy kis sétát ott, ahol a folyamat zajlik, beszélgessünk az ott dolgozókkal akkor is, ha ők nem tagjai teamünknek. Jól nézzünk körül és jegyezzük fel, milyen a folyamat környezete. Ha kell fotózzunk, rajzoljunk. Ha ez a környezet rendezett és tiszta, mehet a folyamatoptimalizálás. Ha viszont nem tapasztalunk ilyesmit, akkor először az emberekkel kell foglalkoznunk, nem a folyamattal.

Aki ismeri a Toyota rendszerét, annak az 5S nem jelent semmi újat. Akik esetleg nem ismernék, azoknak esetleg hasznos lesz a következő eszmefuttatás:

1. Az első S a seiri, ami alavetően a munkahelyen levő szükséges dolgok meghatározását, a szükségtelen dolgok eltávolítását jelenti. Egy folyamat esetében ez a termék vagy szolgáltatás előállításához szükséges (értéktermető) lépések meghatározását és a nem szükséges tevékenységek (veszteség) megszüntetését jelenti.
2. A második S a seiton, ami a dolgok pontos helyének kialakítását, feliratozást, áttekinthető elrendezést jelent. Folyamat esetében az egyes folyamatlépések megfelelő sorrendjének kialakítását, az elvégzéshez megfelelő helyszín meghatározását is magában foglalja, az elvégzéshez szükséges eszközök rendbe tétele mellett.
3. A harmadik S a seiso, ami tisztítást, takarítást jelent.
4. A negyedik S a seiketsu a fenntartást (a rend és tisztaság fenntartását), szabványosítást jelenti. Folyamatok esetében is nagyon fontos, hogy egyrészt a folyamat standardizált legyen, emellett viszont folyamatosan optimalizálásra kerüljön (ez a két dolog nem ellentéte egymásnak, a standard az a folyamat, amit éppen most fogadott el minden érintett, ami az adott pillanatban legjobb folyamat dokumentált formája. Ami persze mielőbb továbbfejlesztendő...)
5. Az ötödik S a shitsuke, ami tulajdonképpen a fenti 4S beépítése a vállalati kultúrába.

A folyamatoptimalizálást tehát célszerű a folyamat környezetének 5S alapján történő kialakítása után elkezdeni majd az 5S elvei alapján elvégezni.

Fontosnak tartom megjegyezni, hogy az 5S -hasonlóan a többi japán kifejezéshez- elég nehezen fordítható pontosan más nyelvre, így előfordulhatnak kis eltérések az egyes értelmezések között.

UPDATE 2007.07.15. kis kiegészítés:
fontos felismeréssel kell kiegészítenem az 5S listáját, ez pedig a 0. S, a start (kezdés). És milyen érdekes, hogy a kezdet japánul saisho...

UPDATE 2008.02.21 kis kiegészítés:
még fontosabb, hogy az 5S soha nem lehet öncélú, azaz ne azért "5S-ezzünk", mert benne van a programban, hanem azért, hogy ezzel is az értékteremtést segítsük, miközben a respect for people sem sérül!

UPDATE 2008.03.15 kis kiegészítés:
Az eddigi 5S-ről szóló bejegyzéseket itt lehet megtalálni.

---